Haal jij werkplezier uit het ondersteunen van een concerndirecteur en zorg jij ervoor dat alles goed georganiseerd is? Als personal assistant houd je overzicht, organiseer je slim en zorg je dat afspraken, informatie en acties goed op elkaar aansluiten. Je werkt zelfstandig, schakelt met collega’s en externe contacten en ziet wat prioriteit heeft. Spreekt deze veelzijdige ondersteunende rol in een bestuurlijke omgeving jou aan? Dan nodigen we je uit om te solliciteren.
 

Wat ga je doen?

Als Personal Assistant ondersteun je de concerndirecteur Bedrijfsvoering. Je werkt in een omgeving waarin organisatie, actualiteit en bestuurlijke vraagstukken samenkomen. Je beheert een volle en regelmatig veranderende agenda, plant afspraken en overleggen en stemt hierover af met interne en externe contacten. Ook zorg je dat de concerndirecteur op tijd beschikt over de juiste informatie.

Daarnaast bewaak je afspraken, acties en besluiten die opvolging nodig hebben. Je zet acties uit bij collega’s, spreekt mensen aan wanneer informatie of acties uitblijven en houdt in de gaten of deadlines worden gehaald.

Je bent een belangrijke schakel tussen de concerndirecteur, collega’s binnen de organisatie en externe contacten. Praktische en organisatorische vragen handel je zoveel mogelijk zelfstandig af. Onderwerpen die besluitvorming of inhoudelijke afstemming vragen, leg je voor aan de concerndirecteur. Zo blijft de dagelijkse ondersteuning goed georganiseerd en kan de concerndirecteur zich richten op strategische, organisatorische en bestuurlijke vraagstukken.

Wie zijn wij?

Je wordt onderdeel van team Management Support: een professioneel, betrokken en collegiaal team van ongeveer 65 medewerkers. Vanuit dit team ondersteunen we leidinggevenden, programmamanagers en afdelingen binnen de gemeente Arnhem. In deze functie werk je nauw samen met de concerndirecteur Bedrijfsvoering en zijn directieadviseur. Samen vormen jullie een klein en hecht team rond de concerndirecteur.

Je werkt binnen gemeente Arnhem voor cluster De Connectie. Dit cluster ondersteunt niet alleen gemeente Arnhem, maar ook de gemeenten Renkum en Rheden op het gebied van bedrijfsvoering. Met ongeveer 430 collega’s zorgen we ervoor dat deze drie gemeenten goed kunnen functioneren. Denk aan ICT, financiën, belastingen en personeels- en salarisadministratie. Zo maken we het mogelijk dat medewerkers hun werk goed kunnen doen, belastingen worden geïnd en bijna 3.000 medewerkers iedere maand hun salaris ontvangen. Daarmee dragen we vanuit gemeente Arnhem bij aan een goede dienstverlening voor ruim 230.000 inwoners en bedrijven.

Wat bieden wij jou?

Bij de gemeente Arnhem kun je rekenen op:

• Een goed bruto maandsalaris in schaal 8, minimaal € 3.246,- tot een maximum van € 4.556,- op basis van een 36-urige werkweek;
• Een arbeidsovereenkomst van 12 maanden met de intentie van een vaste baan;
• 17,05% financieel keuzebudget (IKB) boven op je salaris, dat je flexibel kunt inzetten, bijvoorbeeld voor vitaliteit, het aflossen van je DUO-studieschuld (maximaal € 1.250 per kalenderjaar bij een voltijd dienstverband) of een fiets;
• 144 wettelijke en 57,6 bovenwettelijke vakantie-uren per jaar (bij 36 uur), met daarnaast de mogelijkheid om via het keuzebudget extra verlof aan te kopen;
• Mogelijkheid om 8 cao-feestdagen te ruilen voor andere vrije dagen die beter aansluiten bij wat voor jou belangrijk is;
• Een reiskostenregeling via een mobiliteitskaart (NS Business Card), waarmee je gebruik kunt maken van het openbaar vervoer (zoals trein, bus en OV-fiets);
• Een uitstekend pensioen bij ABP;
• Een individueel loopbaanbudget van € 500,- per jaar voor jouw professionele ontwikkeling;
• Volop ontwikkelmogelijkheden, ondersteund door een breed opleidingsaanbod;
• Goede faciliteiten om je werk goed te doen, waaronder een laptop en telefoon;
• Hybride werken: je combineert thuiswerken en werken op kantoor en maakt in overleg afspraken die passen bij jouw werk en privésituatie.
• De mogelijkheid om thuiswerkmeubilair aan te vragen voor de inrichting van een goede thuiswerkplek

We hebben ons gehele arbeidsvoorwaardenpakket voor je op een rij gezet.

Wie zoeken wij?

Een ervaren personal assistant die structuur brengt in een volle agenda en duidelijke prioriteiten stelt. Wanneer afspraken veranderen of de druk toeneemt, houd je overzicht en zorg je dat belangrijke zaken doorgaan. Je stemt je planning af op wat er speelt en schakelt waar nodig tussen verschillende onderwerpen en werkzaamheden.

Je kijkt vooruit en onderneemt zelf actie wanneer dat nodig is. Merk je dat informatie ontbreekt, een afspraak dreigt vast te lopen of een actie blijft liggen, dan betrek je de juiste mensen en zorg je dat er beweging komt. Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werk en durft daarin positie in te nemen. Is iets niet haalbaar, dan geef je dat aan, bespreek je alternatieven en kom je met een werkbare oplossing. Ook onder tijdsdruk blijf je zorgvuldig en duidelijk in je afwegingen.

Bij gevoelige onderwerpen kijk je goed naar wie betrokken moet worden en welke belangen er spelen. Je deelt informatie alleen met de juiste personen en stemt af wanneer dat nodig is. In het contact met anderen communiceer je duidelijk en respectvol, ook wanneer je iemand moet aanspreken of een verzoek niet direct kunt honoreren.

Verder vragen wij: 

• Relevante werkervaring als Personal Assistant, managementassistent of directieassistent op management- of directieniveau;
• Ervaring met werken binnen een bestuurlijke organisatie of een andere grote organisatie met meerdere managementlagen en verschillende belangen;
• Ervaring met digitale systemen voor agenda-, e-mail- en documentbeheer en het vermogen om nieuwe systemen snel eigen te maken.

Waar kom je te werken?

​​Arnhem is met meer dan 171.000 inwoners de 11e gemeente van het land. Een diversiteit aan inwoners maakt de stad tot wat ze is. Arnhem is een gemeente waar de stedelijke dynamiek, de natuurrijke leefomgeving en economische kracht elkaar versterken. Wij kennen een rijke historie en zijn de hoofdstad van de provincie Gelderland. Bij de gemeentelijke organisatie werken ongeveer 1750 betrokken en bevlogen medewerkers die zich iedere dag inzetten voor de stad, de inwoners, bezoekers, bedrijven en instellingen.​

Hoe solliciteer je?

Reageren op deze vacature kan tot en met woensdag 14 oktober via de sollicitatiebutton. Dit doe je met cv en motivatie, bij voorkeur in Pdf- formaat. De motivatie mag waarop jij het prettigst voelt, bijvoorbeeld in de vorm van een brief, afbeelding of video. We horen graag wat je motiveert om te reageren op deze vacature. 

Let op: Je kan maximaal 2 bijlagen uploaden. Neem daarom de beantwoording van de motivatievraag in hetzelfde document op als jouw motivatie. Daarnaast mogen bijlagen samen maximaal 10 MB zijn. Wil je iets groters meesturen? Voeg dan een link toe via bijvoorbeeld WeTransfer. Wil je een video delen? Gebruik dan bijvoorbeeld YouTube of Vimeo.

Uiterlijk vrijdag 16 oktober hoor je over het vervolg, bijvoorbeeld een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. De gesprekken vinden plaats op maandag 26 oktober tussen 13.00 en 16.00 uur en de adviesgesprekken vinden plaats op donderdag 29 oktober tussen 13.00 en 15.00 uur. Houd je hiermee alvast rekening in je agenda?

Ook krijgen we graag antwoord op de hieronder beschreven motivatievraag.

De motivatievraag: 

Beschrijf een situatie waarin je als ondersteuner moest bepalen wat voorrang kreeg, terwijl meerdere zaken tegelijk speelden. Hoe heb je die afweging gemaakt en wat was het resultaat?

Het kan je helpen de vraag te beantwoorden volgens de STARR-methode. Kun je hulp gebruiken bij het opmaken van je motivatie? Bekijk dan onze sollicitatietips via: https://www.werkenvoorarnhem.nl/sollicitatietips/.

Goed om te weten

Integriteit vinden wij belangrijk. Daarom is het overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist. De VOG dient vóór de start van het dienstverband te worden overgelegd. Voor de aanvraag ontvang je t.z.t. een link en kosten van deze aanvraag worden vergoed door gemeente Arnhem.

Heb je nog vragen?

Voor vragen over de functie of alvast informeel contact leggen, kun je contact opnemen met Els Hendriksen, teamleider managementsupport, via +31612406510. Voor vragen over de werving- en selectieprocedure kun je contact opnemen met  Maaike Salemink, recruiter, via +31631114881, per whatsapp of per mail (werkenvoor@arnhem.nl).

Gemeente Arnhem werkt voor en samen met haar inwoners aan een diverse en inclusieve stad: een stad waar iedereen zichzelf mag en kan zijn en ook welkom is. Om dat te realiseren hebben we ook een inclusieve organisatie nodig, waar de samenstelling divers is en niemand wordt uitgesloten. Wij willen talenten met hun verschillen aan ons binden, omdat we ervan overtuigd zijn dat verschillen elkaar versterken. Dat hebben we nodig om die diverse en inclusieve stad te worden. Voel je dus welkom bij Gemeente Arnhem, wie je ook bent of hoe je ook in het leven staat.