Managementassistent

32-36 uur | Leefomgeving | Schaal 8

Ben jij een proactieve, georganiseerde en energieke professional die graag ontzorgt en verbindt? Dan zoeken wij jou als managementassistent: de spil die zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Introductie

Als managementassistent ben jij de spil in de ondersteuning van de manager van de afdeling Leefomgeving en het team. Je brengt structuur aan in agenda’s, mailboxen en werkprocessen en zorgt dat alles soepel verloopt.

Je bereidt overleggen voor, stelt documenten en besluitenlijsten op, bewaakt acties en notuleert vergaderingen. Dankzij jouw organisatietalent verlopen processen efficiënt, zorgvuldig en volgens planning.

Ontzorgen zit in jouw DNA. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en schakelt moeiteloos tussen uiteenlopende werkzaamheden. Naast de dagelijkse ondersteuning denk je actief mee over het slimmer organiseren van processen en adviseer je hierover waar nodig.

Je speelt een belangrijke rol in het zaakgericht werken met Djuma en zorgt ervoor dat dossiers, correspondentie en documentatie correct en tijdig beschikbaar zijn. Daarnaast ondersteun je bij het onboardingproces van nieuwe collega’s en help je bij afdelingsbrede inkooptrajecten, zoals opleidingen en trainingen.

Je bent zorgvuldig, hebt oog voor detail en signaleert kansen en knelpunten voordat anderen deze zien. Je neemt initiatief, werkt proactief en denkt graag mee over de verdere ontwikkeling van de afdeling. Er is altijd iets te organiseren, te verbeteren of te regelen, en juist daar krijg jij energie van.

Wat ga je doen?

• Beheren van (complexe) agenda’s en mailboxen;
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van overleggen;
• Opstellen van documenten, besluiten- en actielijsten;
• Bewaken van voortgang en afspraken;
• Ondersteunen van manager en team bij dagelijkse werkzaamheden;
• Verbeteren en stroomlijnen van administratieve processen;
• Beheren van dossiers en documenten in Djuma;
• Coördineren van het onboardingproces, regelen van faciliteiten en middelen voor nieuwe medewerkers;
• Ondersteunen bij afdelingsbrede inkoop, zoals opleidingen en trainingen;
• Organiseren van bijeenkomsten;
• Samenwerken met interne en externe contacten.

Wat jou uniek maakt

• Je beschikt over aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• Je hebt ervaring met agenda- en mailboxbeheer voor één of meerdere leidinggevenden;
• Je kunt werkzaamheden plannen en prioriteren binnen vastgestelde termijnen;
• Je communiceert duidelijk en correct, zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands;
• Je werkt zelfstandig en weet wanneer afstemming nodig is;
• Je hebt oog voor detail en signaleert kansen en knelpunten;
• Je hebt ervaring met gangbare kantoorapplicaties en digitale administratiesystemen.

Je nieuwe team

Afdeling leefomgeving binnen de Gemeente Tiel bestaat uit ongeveer 60 collega’s. Clusters als Vergunning en Toezicht, Mobiliteit, werkvoorbereiding en uitvoering etc. werken uitstekend samen om het buiten voor de burger goed te regelen. Het is een energiek team met veel specialismes. Het is een dynamisch team waarbij ook een groep collega’s veel naar buiten gaan om langs hun projecten te kunnen, aannemers te bezoeken of op huisbezoek/buurtbezoek. 

We trekken intensief op met andere teams en afdelingen om de grote ruimtelijke opgaven te realiseren en de openbare ruimte naar een hoger niveau te tillen. Onze organisatie biedt de perfecte balans: groot genoeg voor uitdagende projecten, maar klein genoeg voor korte lijnen en directe communicatie. Hier krijg je de kans om daadwerkelijk het verschil te maken!

Wat wij jou bieden

• Een salaris in functieschaal 08 met een maximum van €4.556,- bruto als je 36 uur per week werkt, cao-gemeenten. Aanloopschaal kan van toepassing zijn;
• Reiskostenvergoeding;
• Een grote dosis vrijheid in je werk;
• Een jaarcontract waarbij verlenging, na een positieve beoordeling, vanzelfsprekend is;
• Een vrij besteedbaar keuzebudget van 17,05% (vakantiegeld, levensloopbijdrage en eindejaarsuitkering);
• Goede mogelijkheden om plaats- en tijdonafhankelijk te werken;
• Een telefoon en een laptop;
• Aansluiting bij het ABP-keuzepensioenfonds;
• Ruime mogelijkheden om jezelf zowel op professioneel als op persoonlijk vlak te ontwikkelen.

                                                                                                                                                              
Klinkt dit als jouw volgende stap?

Reageer dan eenvoudig via WerkeninGelderland.nl. Ken je iemand voor wie deze functie perfect zou zijn? Tip hem of haar, daar maak je ons én de kandidaat blij mee. Voldoe je nog niet volledig aan alle gestelde eisen, maar beschik je wél over de juiste competenties en motivatie? Dan gaan we graag het gesprek met je aan.

We sluiten deze vacature op 3 augustus. Je kunt erop rekenen dat we de binnen twee werkdagen na jouw sollicitatie een reactie geven. Heb je vragen? Bel gerust met Rodina Veldhorst-Hijmans. Zij is te bereiken op 06-15 64 37 41

Over Gemeente Tiel 

Tiel is een bruisende stad met ruim 42.000 inwoners en diverse dorpen, waar we werken aan een leefbare, vitale en toekomstgerichte omgeving. Met de Toekomstvisie Tiel 2040 zetten we in op een stad en dorpen in balans, waarin groei en kwaliteit van leven hand in hand gaan. We richten ons op een divers woningaanbod, duurzame leefomgeving en vitale gemeenschappen. Grote programma’s zoals de Schaalsprong Tiel en Samen Leven in Tiel helpen ons om de stad duurzaam te laten groeien en voorzieningen te versterken. Daarbij werken we samen met inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners om Tiel sterker en inclusiever te maken