Wil jij een sleutelrol spelen in het professionaliseren van onze data- en informatievoorziening? Je realiseert en optimaliseert onze digitale informatieomgeving, verbetert informatiestromen en zorgt voor structuur, kwaliteit en vindbaarheid van informatie. Daarnaast analyseer je de volledige keten, voer je procesverbeteringen door en zorg je voor een soepel en tijdig overdrachtsproces in samenwerking met verschillende stakeholders. Is je interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen?
De komende periode zetten we een belangrijke stap in het verder professionaliseren van onze data- en informatievoorziening. Ons doel is om deze beter te laten aansluiten op de processen binnen de afdeling, zodat we onze inzet en middelen gerichter, efficiënter en effectiever kunnen inzetten.

De afdeling wil zich daarbij digitaal verder ontwikkelen. Hiervoor wordt een meerjarenplan opgesteld dat de komende jaren richting geeft aan deze ontwikkeling en dat stapsgewijs wordt uitgevoerd. Om dit plan te realiseren, wordt het cluster Informatievoorziening (IV) versterkt. In dat kader zijn wij op zoek naar een Coördinator Documentmanagement die, als lid van het cluster, zelfstandig uitvoering geeft aan de werkzaamheden die uit het meerjarenplan voortkomen.

We streven naar meer uniformiteit in de verwerking en opslag van informatie, en willen tegelijkertijd de samenwerking en het draagvlak binnen de organisatie versterken. Daarbij werken we nauw samen met de afdelingen Beheer en Onderhoud (B&O), Programmering Mobiliteit en stakeholders zoals het CIO-office, I&A en de opdrachtnemers van G&U, waaronder ingenieursbureaus en infra-aannemers.

Ook het verbeteren van de informatie-uitwisseling, waaronder het Overdrachtsdossier, is een belangrijk onderdeel van deze ontwikkeling. In deze rol analyseer je inhoudelijk de volledige keten, met oog voor de verschillende belangen die daarbij spelen. Op basis daarvan doe je aanbevelingen en voer je procesverbeteringen door. Als Coördinator Documentmanagement speel je hierin een sleutelrol.

Je wordt geplaatst binnen het team Project- en Procesondersteuning (P&P) en werkt van daaruit nauw samen met collega’s van het cluster Informatievoorziening (IV). Samen geef je praktische invulling aan de informatiehuishouding binnen heel G&U. Daarbij ben je verantwoordelijk voor het realiseren, optimaliseren en beheren van onze digitale informatieomgeving.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit: 

• Realiseren en optimaliseren van de inrichting van Microsoft 365 en andere opslagplatforms zoals Autodesk Docs en Visi.
• Implementeren van lifecycle- en archiveringsbeleid en bewaken van deel- en toegangsbeleid.
• Signaleren en doorvoeren van automatiseringsmogelijkheden binnen informatiestromen.
• Borgen van structuur, kwaliteit en vindbaarheid van informatie.
• Verantwoordelijk voor een goed verloop van het proces rondom het overdrachtsdossier zodat deze tijdig en compleet gerealiseerd wordt. Hierin weet je de verschillende belangen van G&U, B&O en de infra aannemers goed op elkaar af te stemmen.

Wie zijn wij?
De afdeling Gebiedsontwikkeling en Uitvoering (G&U) is verantwoordelijk voor de realisatie van de nieuwbouw en reconstructie van projecten op het gebied van de wegeninfrastructuur, openbaar vervoer (concessies en projecten), nazorg stortplaatsen, bodemsanering en de grondverwerving en -beheer van de provincie Gelderland. Met de ontwikkelingen, vraagstukken en opgaven op het terrein van o.a. landbouw, natuur, water, klimaat, mobiliteit, woningbouw, droogte en stikstof ligt er voor de provincie een grote opgave in het ruimtelijke domein. Realisatie van deze opgaven vraagt ook realisatiekracht. 

De afdeling bestaat uit 8 teams: Projectmanagement, Ontwerp, Projectleiding Realisatie, Voorbereiding en Toezicht Realisatie, Aanbesteding en Concessiemanagement, Omgeving, Project- en Procesbeheersing (P&P) en Grond. In totaal telt de afdeling momenteel ruim 200 medewerkers. Een deel van de werkzaamheden wordt door uitbesteding gerealiseerd.

Jij komt te werken in team Project- en procesondersteuning, cluster informatievoorziening. 

Wat bieden wij jou?
Bij provincie Gelderland krijg je de kans om te werken bij een organisatie die zich actief inzet voor jouw ontwikkeling en werkplezier. Voor de functie Coördinator documentmanagement bieden wij uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder: 

• Salaris: Een bruto maandsalaris van minimaal €3.791,- en maximaal €5.340,- (salarisschaal 10), afhankelijk van jouw opleiding en ervaring (voor een 36-urige werkweek).
• Individueel Keuze Budget (IKB): 22% van je jaarsalaris, inclusief vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%). Jij hebt de vrijheid om te kiezen: laat je het uitbetalen, koop je extra verlof of gebruik je een deel voor het belastingvrij aflossen van je studieschuld? Zo kun je jouw arbeidsvoorwaarden volledig afstemmen op je persoonlijke wensen en behoeften.
• Vakantie en verlof: 4 weken vakantie per jaar, met de mogelijkheid om extra verlof op te bouwen.
• Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (PBDI): €6.000,-. Dit budget kun je inzetten voor jouw ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. 
• Gezondheidsbudget: €300,- per jaar om jouw vitaliteit te ondersteunen.

De functie is voor de duur van één jaar, met zicht op een langdurig dienstverband.

Lees meer over wat wij te bieden hebben als werkgever. 

Wie zoeken wij?
We zoeken een collega die analytisch en kritisch kan denken en in staat is om vraagstukken goed te doorgronden. Je werkt gestructureerd, neemt verantwoordelijkheid en bent sterk in het organiseren van je werkzaamheden, waarbij je gericht bent op het behalen van concrete resultaten.

Daarnaast werk je graag samen en ben je pragmatisch in het vinden van oplossingen. Je krijgt energie van het communiceren met collega’s en weet hen op een prettige manier mee te nemen in nieuwe werkwijzen en structuren. Je bent een echte teamspeler: je vindt het belangrijk om onderdeel te zijn van een betrokken en collegiaal team en helpt anderen waar nodig.

Verder herken je jezelf in de volgende kwaliteiten: 

• Hbo-werk- en denkniveau.
• Ervaring met documentmanagement en/of informatiebeheer.
• Kennis van MS 365 (SharePoint, Teams, OneDrive).
• Aanvullende kennis van MS 365 Power Automate is een pré.
• Inzicht in AVG en informatiebeveiliging is een pré.

Waar kom je te werken?
Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1.500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Hoe solliciteer je?
Ben jij enthousiast na het lezen van deze vacature. Reageer dan vóór 21 mei 2026 via de sollicitatiebutton. De sollicitatiegesprekken staan gepland op 3 juni 2026.

Heb je nog vragen?
Neem voor meer informatie over deze vacature contact op met Hugo Janssen (inhoudelijk collega), via 06 5280 0413 of h.janssen@gelderland.nl.

Vragen over je sollicitatie of over het werken bij provincie Gelderland? Neem dan contact op met Rutger Bal (recruiter), via 06-52801851 of r.bal@gelderland.nl.

We horen graag van je!

Inclusiviteit en diversiteit vinden we heel belangrijk. We staan voor een inclusieve organisatie, waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of afstand tot de arbeidsmarkt. Daarom nodigen we iedereen uit om te solliciteren die zich herkent in het bovenstaande vacatureprofiel.

Meer weten over werken bij provincie Gelderland? Bekijk dan onze website: https://www.gelderland.nl/themas/organisatie/werken-bij-de-provincie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.