Krijg jij energie van organiseren, plannen en ervoor zorgen dat alles goed geregeld is? Als Personal Assistant op de gemeentewerf heb je een afwisselende functie in een praktische, no-nonsense werkomgeving. Hier werken collega's die zich iedere dag inzetten voor een schone, groene en veilige stad. De sfeer is informeel, de lijnen zijn kort en collega's helpen elkaar waar nodig. Spreekt het jou aan om in zo'n omgeving te werken en met jouw ondersteuning het verschil te maken? Solliciteer nu!
 

Wat ga je doen?

Als Personal Assistant ondersteun je de twee afdelingshoofden van Wijkonderhoud en Stedelijk Onderhoud bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je verzorgt de secretariële en administratieve ondersteuning, zodat de afdelingshoofden zich kunnen richten op het aansturen van hun afdelingen en de andere kerntaken.

Je werkt op de gemeentewerf, een levendige werkomgeving waar kantoorwerk en de uitvoering van het dagelijks onderhoud samenkomen. Je werkt nauw samen met de backofficemedewerkers en werfbeheerders. Iedereen heeft zijn eigen werkzaamheden, maar waar nodig helpen jullie elkaar.

Jouw belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Je beheert de agenda’s van beide afdelingshoofden en plant en coördineert afspraken en overleggen.
• Je ondersteunt bij het beheren van e-mails, handelt binnenkomende vragen af en bewaakt de opvolging van afspraken en acties.
• Je verzorgt administratieve werkzaamheden, zoals het verwerken, bijhouden en archiveren van documenten en informatie.
• Je bereidt vergaderingen en overleggen voor, verzamelt de benodigde stukken en verzorgt waar nodig de verslaglegging.

Wie zijn wij?

Je wordt onderdeel van team Management Support: een professioneel, betrokken en collegiaal team van ongeveer 65 medewerkers. Vanuit dit team ondersteunen we leidinggevenden, programmamanagers en afdelingen binnen de gemeente Arnhem. 

Je werkt binnen gemeente Arnhem voor cluster De Connectie. Dit cluster ondersteunt niet alleen gemeente Arnhem, maar ook de gemeenten Renkum en Rheden op het gebied van bedrijfsvoering. Met ongeveer 430 collega’s zorgen we ervoor dat deze drie gemeenten goed kunnen functioneren. Denk aan ICT, financiën, belastingen en personeels- en salarisadministratie. Zo maken we het mogelijk dat medewerkers hun werk goed kunnen doen, belastingen worden geïnd en bijna 3.000 medewerkers iedere maand hun salaris ontvangen. Daarmee dragen we vanuit gemeente Arnhem bij aan een goede dienstverlening voor ruim 230.000 inwoners en bedrijven.

Wat bieden wij jou?

Bij de gemeente Arnhem kun je rekenen op:

• Een goed bruto maandsalaris in schaal 8, minimaal € 3.246,- tot een maximum van € 4.556,- op basis van een 36-urige werkweek;
• Een arbeidsovereenkomst van 12 maanden met de intentie van een vaste baan;
• 17,05% financieel keuzebudget (IKB) boven op je salaris, dat je flexibel kunt inzetten, bijvoorbeeld voor vitaliteit, het aflossen van je DUO-studieschuld (maximaal € 1.250 per kalenderjaar bij een voltijd dienstverband) of een fiets;
• 144 wettelijke en 57,6 bovenwettelijke vakantie-uren per jaar (bij 36 uur), met daarnaast de mogelijkheid om via het keuzebudget extra verlof aan te kopen;
• Mogelijkheid om 8 cao-feestdagen te ruilen voor andere vrije dagen die beter aansluiten bij wat voor jou belangrijk is;
• Een reiskostenregeling via een mobiliteitskaart (NS Business Card), waarmee je gebruik kunt maken van het openbaar vervoer (zoals trein, bus en OV-fiets);
• Een uitstekend pensioen bij ABP;
• Een individueel loopbaanbudget van € 500,- per jaar voor jouw professionele ontwikkeling;
• Volop ontwikkelmogelijkheden, ondersteund door een breed opleidingsaanbod;
• Goede faciliteiten om je werk goed te doen, waaronder een laptop en telefoon;
• Hybride werken: je combineert thuiswerken en werken op kantoor en maakt in overleg afspraken die passen bij jouw werk en privésituatie.
• De mogelijkheid om thuiswerkmeubilair aan te vragen voor de inrichting van een goede thuiswerkplek

We hebben ons gehele arbeidsvoorwaardenpakket voor je op een rij gezet.

Wie zoeken wij?

We zoeken een Personal Assistant die graag samenwerkt en je brengt structuur aan in de agenda's van de afdelingshoofden en houdt overzicht over lopende afspraken en acties. Wanneer afspraken veranderen of er meerdere verzoeken tegelijk binnenkomen, bepaal je wat voorrang heeft en stem je dit af met de betrokkenen. Je kijkt vooruit en onderneemt actie als je merkt dat informatie ontbreekt of iets niet volgens planning verloopt. Is een verzoek niet haalbaar, dan geef je dit aan en denk je mee over een andere oplossing. Kortom: je houdt van afwisseling in je werkdag en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden.

Je werkt zorgvuldig, komt afspraken na en gaat vertrouwelijk om met informatie. In het contact met collega's, bezoekers en leveranciers communiceer je duidelijk en vriendelijk.

Verder vragen wij:

• Relevante werkervaring als Personal Assistant, managementassistent, projectmedewerker of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Ervaring met digitale systemen voor agenda-, e-mail- en documentbeheer en de bereidheid om met nieuwe systemen te leren werken.
• Beschikbaarheid op maandag tot en met donderdag, waarbij je dagelijks een deel van de dag vanaf de gemeentewerf werkt.

Waar kom je te werken?

​​Arnhem is met meer dan 171.000 inwoners de 11e gemeente van het land. Een diversiteit aan inwoners maakt de stad tot wat ze is. Arnhem is een gemeente waar de stedelijke dynamiek, de natuurrijke leefomgeving en economische kracht elkaar versterken. Wij kennen een rijke historie en zijn de hoofdstad van de provincie Gelderland. Bij de gemeentelijke organisatie werken ongeveer 1750 betrokken en bevlogen medewerkers die zich iedere dag inzetten voor de stad, de inwoners, bezoekers, bedrijven en instellingen.​

Hoe solliciteer je?

Reageren op deze vacature kan tot en met zondag 25 oktober via de sollicitatiebutton. Dit doe je met cv en motivatie, bij voorkeur in Pdf- formaat. De motivatie mag waarop jij je het prettigst voelt, bijvoorbeeld in de vorm van een brief, afbeelding of video. We horen graag wat je motiveert om te reageren op deze vacature. 

Let op: Je kan maximaal 2 bijlagen uploaden. Neem daarom de beantwoording van de motivatievraag in hetzelfde document op als jouw motivatie. Daarnaast mogen bijlagen samen maximaal 10 MB zijn. Wil je iets groters meesturen? Voeg dan een link toe via bijvoorbeeld WeTransfer. Wil je een video delen? Gebruik dan bijvoorbeeld YouTube of Vimeo.

Uiterlijk woensdag 28 oktober hoor je over het vervolg, bijvoorbeeld een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. De gesprekken vinden plaats op donderdag 29 oktober tussen 09.00 - 12.30 uur. Houd je hiermee alvast rekening in je agenda?

Ook krijgen we graag antwoord op de hieronder beschreven motivatievraag.

De motivatievraag: 

Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin je meerdere werkzaamheden tegelijk moest uitvoeren en een collega jouw hulp nodig had? Hoe bepaalde je wat voorrang kreeg en wat heb je gedaan?

Het kan je helpen de vraag te beantwoorden volgens de STARR-methode. Kun je hulp gebruiken bij het opmaken van je motivatie? Bekijk dan onze sollicitatietips via: https://www.werkenvoorarnhem.nl/sollicitatietips/.

Goed om te weten

Integriteit vinden wij belangrijk. Daarom is het overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist. De VOG dient vóór de start van het dienstverband te worden overgelegd. Voor de aanvraag ontvang je t.z.t. een link en kosten van deze aanvraag worden vergoed door gemeente Arnhem.

Heb je nog vragen?

Voor vragen over de functie of alvast informeel contact leggen, kun je contact opnemen met Els Hendriksen, teamleider managementsupport, via +31612406510. Voor vragen over de werving- en selectieprocedure kun je contact opnemen met Maaike Salemink, recruiter, via +31631114881, per whatsapp of per mail (werkenvoor@arnhem.nl).

Gemeente Arnhem werkt voor en samen met haar inwoners aan een diverse en inclusieve stad: een stad waar iedereen zichzelf mag en kan zijn en ook welkom is. Om dat te realiseren hebben we ook een inclusieve organisatie nodig, waar de samenstelling divers is en niemand wordt uitgesloten. Wij willen talenten met hun verschillen aan ons binden, omdat we ervan overtuigd zijn dat verschillen elkaar versterken. Dat hebben we nodig om die diverse en inclusieve stad te worden. Voel je dus welkom bij Gemeente Arnhem, wie je ook bent of hoe je ook in het leven staat.