Wil jij bijdragen aan projecten vanuit een ondersteunende rol? Zit plannen en organiseren in jouw natuur, wil je meewerken aan de ontwikkeling van Arnhem en word je enthousiast van projectmatig werken? Lees dan snel verder!
 

Wat ga je doen?

Als projectsecretaris werk je nauw samen met projectmanagers om projecten voor de stad soepel te laten verlopen. Je bent volledig op de hoogte van wat er speelt en fungeert als sparringpartner voor aanpak en uitvoering.

Per project verschilt de mate van verantwoordelijkheid en de zwaarte van je werkzaamheden. Je focus ligt op de besturing van het project aan de hand van de GROTIK-aspecten: Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit.

Concreet bestaan je werkzaamheden uit:

• Plannen, organiseren van bewonersavonden, bijeenkomsten en voorbereiden van besprekingen.
• Meedenken over proces, aanpak en besluitvorming.
• Gegevens verzamelen, archiveren en rapportages/presentaties opstellen.
• Opstellen van brieven, verwerken van facturen en bijwerken van ramingen.
• Opstellen van verslagen, actielijsten en notulen.
• Mailbox beheren en vragen van bewoners/ondernemers beantwoorden.

Voorbeelden van projecten waar collega’s aan werken zijn: Kronenburg vernieuwt - Gemeente Arnhem en De Spoorzone Arnhem-Oost - Gemeente Arnhem

Wie zijn wij?

Je werkt binnen het cluster PIM (Project & Interim Management), waar ruim 47 collega’s en een flexibele schil samenwerken aan complexe ruimtelijke, sociale en organisatorische projecten. De projecten zijn zeer divers: van grootschalige gebiedsontwikkeling en nieuwbouw van scholen tot het implementeren van nieuwe subsidieregels. Om tot de beste aanpak te komen, werken we regelmatig samen met inwoners, omliggende gemeenten, provincie, rijk, maatschappelijke organisaties en private partijen.

Als projectsecretaris maak je deel uit van een team van 12 collega’s en ondersteun je meerdere projectmanagers en opdrachtgevers in uiteenlopende projecten. Je werkt zelfstandig en vaak aan meerdere projecten tegelijk, waarbij we ook kijken naar jouw ambitie en ontwikkelbehoefte. Collegialiteit staat centraal: je werkt samen en springt bij waar nodig om gezamenlijke doelen te behalen.

Wat bieden wij jou?

Bij de gemeente Arnhem kun je rekenen op:

• Een goed bruto maandsalaris in schaal 8, minimaal € 3206,- tot een maximum van € 4499,- op basis van een 36-urige werkweek;
• Een arbeidsovereenkomst van 12 maanden met de intentie van een vaste baan;
• 144 wettelijke vakantie-uren en 57,6 bovenwettelijke vakantie-uren per kalenderjaar op basis van een 36-urige werkweek;
• 17,05% financieel keuzebudget van maximaal € 767,- per maand, op basis van een 36-urige werkweek, dat tot je beschikking staat. Dit budget kun je laten uitbetalen of inzetten voor verschillende doelen;
• Een goed pensioen dat je opbouwt bij het ABP;
• Een individueel loopbaanbudget van € 500,- per jaar;
• Persoonlijke ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden dankzij ons aanbod aan opleidingen;
• Een laptop en een telefoon;
• Hybride werken: je hebt de mogelijkheid om thuiswerken en op kantoor werken af te wisselen. Ook vinden we een goede werk en privé balans belangrijk, in overleg maak je afspraken over je werkplek en werktijden
• De mogelijkheid om de 8 cao vastgestelde feestdagen te ruilen voor vrije dagen die voor jou betekenisvol zijn, in overleg maak je afspraken over de feestdagen die je wilt ruilen.

We hebben ons gehele arbeidsvoorwaardenpakket voor je op een rij gezet.

Wie zoeken wij?

We zoeken een projectsecretaris die projectmatig werken beheerst en bekend is met de GROTIK-werkwijze. Je kunt prioriteiten stellen en flexibel inspelen op veranderingen. Je neemt initiatief richting de projectmanager, ziet werk liggen en komt met oplossingen.

Samenwerken zit in jouw natuur: je staat open voor ideeën, signaleert wanneer hulp nodig is en geeft direct feedback. Onder druk blijf je rustig, bewaakt haalbaarheid en durft nee te zeggen als iets niet uitvoerbaar is. Zo ben jij de betrouwbare en rustgevende factor in het project.

Daarnaast ben je sterk in plannen en organiseren, werk je accuraat, deadlinegericht en ben je flexibel bij veranderingen. Je vindt het geen probleem om incidenteel in de avonduren te werken (bijvoorbeeld voor bewonersbijeenkomsten).

Verder breng je mee:

• Uitstekende schriftelijke vaardigheden: foutloos, grammaticaal correct en bondig;
• Minimaal MBO-werk- en denkniveau;
• Ervaring met projectmatig werken;
• Vaardigheid in Microsoft Teams, Excel, PowerPoint en Word.

Waar kom je te werken?

​​Arnhem is met meer dan 171.000 inwoners de 11e gemeente van het land. Een diversiteit aan inwoners maakt de stad tot wat ze is. Arnhem is een gemeente waar de stedelijke dynamiek, de natuurrijke leefomgeving en economische kracht elkaar versterken. Wij kennen een rijke historie en zijn de hoofdstad van de provincie Gelderland. Bij de gemeentelijke organisatie werken ongeveer 1200 betrokken en bevlogen medewerkers die zich iedere dag inzetten voor de stad, de inwoners, bezoekers, bedrijven en instellingen.​

Hoe solliciteer je?

Reageren op deze vacature kan tot en met zondag 15 februari via de sollicitatiebutton. Dit doe je met cv en motivatie. De motivatie mag vorm-vrij, bijvoorbeeld in de vorm van een brief, afbeelding of video. We horen graag wat je motiveert om te reageren op deze vacature. Ook krijgen we graag antwoord op de hieronder beschreven motivatievraag. Uiterlijk vrijdag 20 februari hoor je over het vervolg, bijvoorbeeld een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. De selectiegesprekken vinden plaats op woensdag 25 februari tussen 10.00 – 13.00 uur. Houd je hier vast rekening mee in je agenda?

De motivatievraag: Samenwerken

Wat is voor jou een fijne manier om samen te werken met collega’s? Geef een concreet voorbeeld: wat was het doel, hoe pakte jij het aan, wat ging goed en wat kan beter?

Het kan je helpen de vraag te beantwoorden volgens de STARR-methode. Kun je hulp gebruiken bij het opmaken van je motivatie? Bekijk dan onze sollicitatietips via: https://www.werkenvoorarnhem.nl/sollicitatietips/.

Heb je nog vragen?

Voor vragen over de functie of alvast informeel contact leggen, kun je contact opnemen met Koen Kerklaan- Pas, Afdelingshoofd Project- en Interimmanagement, via +31628451923. Voor vragen over de werving- en selectieprocedure kun je contact opnemen met Britt Scheres, recruiter, via +31621923427, per whatsapp of per mail (werkenvoor@arnhem.nl).

Gemeente Arnhem werkt voor en samen met haar inwoners aan een diverse en inclusieve stad: een stad waar iedereen zichzelf mag en kan zijn en ook welkom is. Om dat te realiseren hebben we ook een inclusieve organisatie nodig, waar de samenstelling divers is en niemand wordt uitgesloten. Wij willen talenten met hun verschillen aan ons binden, omdat we ervan overtuigd zijn dat verschillen elkaar versterken. Dat hebben we nodig om die diverse en inclusieve stad te worden. Voel je dus welkom bij Gemeente Arnhem, wie je ook bent of hoe je ook in het leven staat.