Introductie

Werken bij de gemeente Voorst is werken in een open en informele sfeer. Door onze kleinschalige organisatie zijn de lijnen kort en liggen de verantwoordelijkheden laag. We voelen ons betrokken en verantwoordelijk voor ons werk. Onze medewerkers maken het verschil in onze dienstverlening – en jij straks ook! Bij ons schrijven we geen dikke rapporten, maar stropen we onze mouwen op en gaan we samen uitdagingen aan. Werken voor de gemeente Voorst betekent werken voor álle inwoners.

Voor deze opdracht zoeken wij tijdelijke externe ondersteuning in de vorm van een ervaren projectleider/materiedeskundige Burgerzaken die het aanbestedingstraject inhoudelijk en procesmatig begeleidt.

Opdrachtomschrijving

De opdracht is het realiseren van een volledig, toetsbaar en aanbestedingsproof Programma van Eisen (PvE) en het begeleiden van het aanbestedingstraject tot en met gunning. De opdracht wordt uitgevoerd in twee fasen. In deze opdracht gaat het om fase 1. Bij gebleken geschiktheid en wederzijdse tevredenheid kan de opdracht verlengd worden voor fase 2.

 Fase 1 – Voorbereiding en aanbesteding

• Opstellen van het Programma van Eisen voor de burgerzakenapplicatie in samenwerking met interne stakeholders.
• Begeleiden van het volledige aanbestedingstraject conform geldende aanbestedingswetgeving.
• Coördineren van de Nota van Inlichtingen en het beantwoorden van vragen van leveranciers.
• Organiseren en begeleiden van de beoordeling van inschrijvingen.
• Opstellen van het gunningsadvies en bijbehorende besluitvormingsstukken.
• Zorgdragen voor heldere communicatie richting organisatie en bestuur.

Fase 2 – Implementatie na gunning

• Opstellen en uitvoeren van een implementatie- en migratieplan.
• Aansturen van leverancier(s) en coördineren van interne betrokkenen.
• Begeleiden van testen, acceptatie en ingebruikname.
• Borging van kennisoverdracht, documentatie en beheer.

Vereisten (knock-outcriteria)

1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met projectleiding van gemeentelijke burgerzakensystemen;
2. Aantoonbare inhoudelijke kennis van BRP-, reisdocumenten- en burgerlijke‑standprocessen;
3. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van een Programma van Eisen voor software binnen aanbestedingstrajecten;
4. Aantoonbare ervaring met implementatie- en migratietrajecten van burgerzakensoftware binnen een gemeentelijke organisatie;
5. Aantoonbare kennis van actuele wet- en regelgeving binnen het domein Burgerzaken.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van volledige aanbestedingstrajecten binnen gemeenten, inclusief het opstellen van aanbestedingsdocumenten, het coördineren van Nota’s van Inlichtingen en het organiseren van beoordelingssessies;( 25 punten);
7. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met projectleiding van gemeentelijke burgerzakensystemen, inclusief voorbereiding, implementatie, migratie en afstemming met interne en externe stakeholders;( 25 punten);
8. Aantoonbare ervaring met het opstellen van volledige, toetsbare en aanbestedingsproof Programma’s van Eisen voor softwaremodules binnen een gemeentelijke context, inclusief afstemming met interne stakeholders;( 25 punten);
9. Aantoonbare ervaring met het procesmatig begeleiden van communicatie binnen aanbestedingstrajecten, waaronder leverancierscontact, coördinatie van vragenrondes en ondersteuning van besluitvorming.( 25 punten);

Competenties 

Communicatieve vaardigheden;
Analytisch vermogen;
Resultaatgerichtheid;
Gestructureerd;
Communicatief sterk (bruggenbouwer tussen inhoud, ICT en bestuur);
Zelfstandig;
Omgevingssensitief, met oog voor bestuurlijke verhoudingen.

Benodigd aantal professionals
1.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 8 cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De 8 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Door de professional zelf geschreven motivatie.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg (niet op vrijdag)
Is hybride werken mogelijk: Nee

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 16 juni 2026, 14:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 12 juni 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• BYOD (bring your own device) is voor deze opdracht niet van toepassing. ingehuurde professionals krijgen een laptop en/of telefoon vanuit gemeente Voorst. Dit is ook het geval bij ZZP’ers.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. 

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 4 juni 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 5 juni 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 12 juni 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.