Uren per week

Opdracht omschrijving

Het Directiebureau is een stafafdeling waar een aantal ondersteunende functies van de GGD is ondergebracht, zoals communicatie, kwaliteit, informatievoorziening (IV), juridische zaken en het directiesecretariaat. Als afzonderlijke specialismen faciliteren zij bestuur, directie en afdelingen bij de uitvoering van hun taken.Je moet nauw samenwerken met het team Communicatie en andere afdelingen om te begrijpen aan welke eisen de sjablonen moeten voldoen en om eventuele wijzigingen door te voeren.

We zijn op zoek naar een ervaren sjabloon ontwikkelaar die verantwoordelijk wordt voor het inventariseren van de huidige sjablonen en het ontwikkelen van (ver)nieuw(d)e sjablonen in Microsoft365 voor diverse soorten documenten, waaronder brieven, presentaties, rapporten en andere bedrijfsdocumenten. Je zorgt ervoor dat alle sjablonen voldoen aan de digitoegankelijkheidseisen en de huisstijl van GGD Gelderland-Zuid. Ook moeten de sjablonen na realisatie gemakkelijk te gebruiken én te vinden zijn door onze medewerkers.

Verantwoordelijkheden

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Inventariseren van briefsjablonen en ander correspondentiemateriaal per afdeling en team. Daarmee in kaart brengen welke sjablonen nog gebruikt moeten worden en wie op dit moment het beheer doet.
• Ontwikkelen, aanpassen en onderhouden van sjablonen in MS365 voor verschillende
  soorten documenten, volgens de richtlijnen van GGD Gelderland-Zuid.
• Ontsluiten van de nieuwe sjablonen via de systemen waarin met correspondentiemateriaal gewerkt wordt, zoals Microsoft.
• Het identificeren en implementeren van verbeteringen in het sjabloonbeheerproces.
• Begeleiden van secretariaten bij het vervangen van oud correspondentiemateriaal door nieuw correspondentiemateriaal o.b.v. de nieuwe sjablonen (o.a. door het maken van een instructie).
• Het leveren van training en ondersteuning aan beheerders en key-users m.b.t. het
  gebruik van de sjablonen.