Wat ga je doen?

Het college van Gedeputeerde Staten (GS) vergadert wekelijks op de dinsdag in huis of buitenshuis. GS nemen dan de besluiten die nodig zijn om onze doelen en ambities te realiseren. Het team van de Regiekamer zorgt ervoor dat de door de organisatie aangeleverde vergaderstukken vanuit Besluiten 2.0 geagendeerd worden en in de vergaderapplicatie Notubox gezet worden.

Samen met een collega faciliteer jij als administratief ondersteuner in dit proces en zorg je er onder andere voor dat elke maandagmiddag de GS-stukken correct in de Notubox staan. Daarnaast draag je er zorg voor dat:

• De agenda voor de vergadering van de dinsdag compleet is en dat alles van de vergadering van de dinsdag ervoor administratief is verwerkt. Alle administratieve handelingen die hierbij horen zijn uitgevoerd.
• De Statenvragen bij de persoon komen die ze kan beantwoorden. Je houdt bij of de vragen tijdig beantwoord worden en bewaakt dit door middel van de monitor in Notubox. De monitor is een gezamenlijk product van de griffie en de Regiekamer.
• In voorkomende gevallen de Regiekamer en het directiesecretariaat geholpen worden door planningen en afspraken in Outlook te maken.

Het is een werkproces waaraan elke dag van de week taken vastzitten, die volgordelijk worden uitgevoerd. Daarom is het belangrijk dat je in ieder geval maandag en dinsdag beschikbaar bent. De overige uren kunnen in overleg worden ingedeeld.

Wie zijn wij?

Samen met je collega-procesondersteuner werk je nauw samen met de andere collega’s van de Regiekamer. De regiekamer bestaat uit 5 juristen die de stukken lezen en eventueel laten aanvullen. Met hen werk je in wisselende verbanden (er hebben altijd 2 mensen dienst in een bepaalde week waar je ook nauw mee samenwerkt bij de voorbereiding en de afhandeling van de vergadering. De sfeer is goed, iedereen wil graag dat GS de goede besluiten nemen en werkt daar hard voor.

Je volgt de handleiding en in geval van een gewijzigde procedure pas je de handleiding aan. Je werkt ook nauw samen met degene die op woensdag tot en met vrijdag aan het proces GS-stukkenstroom werkt

Wat bieden wij jou?

Provincie Gelderland is een aantrekkelijke werkgever met uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden. Voor de functie van administratieve procesondersteuner GS verdien je op basis van een 36-urige werkweek minimaal €2.448 en maximaal €3.439 (salarisschaal 7) afhankelijk van opleiding en werkervaring. Je beschikt over 4 weken vakantieverlof en hebt de mogelijkheid om compensatieverlof op te bouwen. Daarnaast heb je een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000, een gezondheidsbudget van € 300,- en een Individueel Keuze Budget (IKB) van (22%) van het jaarsalaris. In het IKB is onder andere het vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%) opgenomen. Je bepaalt zelf of je een deel laat uitbetalen of dat je verlof koopt. Zo kan je maandelijks actief keuzes maken die passen bij je individuele behoeften.

De functie is voor de duur van één jaar met zicht op een langdurig dienstverband.

Wie zoeken wij?

We zoeken iemand die het leuk vindt om elke week een mooie agenda op te leveren. Daarvoor is het belangrijk dat diegene secuur is en veel verantwoordelijkheidsgevoel heeft, want het is immers noodzakelijk dat GS de goede stukken heeft om over te besluiten. We werken in een hecht team en zoeken iemand die het leuk vindt om samen te werken, te overleggen en te lachen.

Daarnaast herken je jezelf ook in het onderstaande profiel:

• MBO-4 werk en denkniveau.
• Je bent nauwkeurig
• Je leert makkelijk nieuwe administratieve systemen en processen
• Je bent iemand die flexibel is ingesteld. Iemand die zich wil en kan voegen naar het ritme van het werkproces. Daar zit geen flexibiliteit in, terwijl we tegelijkertijd wel de flexibiliteit van je vragen om zo nodig iets langer door te werken als de agenda omvangrijk is.
• Ervaring met Docbase en Besluiten 2.0 is een pré.

Waar kom je te werken?

Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1.500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en andere partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu om maar enkele voorbeelden te noemen. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Hoe solliciteer je?

Ben jij enthousiast na het lezen van deze vacature? En wil je werken bij een professionele organisatie met de samenleving als inspiratiebron? Reageer dan voor 13 mei 2024 via de sollicitatiebutton. De sollicitatiegesprekken staan gepland op 22 mei 2024

Een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) maakt onderdeel uit van onze sollicitatieprocedure.

Heb je nog vragen?

Neem voor meer informatie over deze vacature contact op met Eveline de Bruin 0652801514 of via e.de.bruin@gelderland.nl.

Vragen over je sollicitatie of over het werken bij provincie Gelderland? Neem dan contact op met Youssef Khnafssi (recruiter), via 06-52801488 of y.khnafssi@gelderland.nl. 

We horen graag van je!