Wat ga je doen?

Als secretaresse ben je onze spil in het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van onze teams, teamleiders en managers. Jouw talent voor organiseren en snel schakelen zorgt ervoor dat alles op tijd en op de juiste manier wordt afgehandeld. Jij ontzorgt onze teamleiders  en helpt hen overzicht en ruimte in de agenda te houden. Dat vraagt een flexibele werkhouding en een prettig gevoel voor humor. De secretaresse is onderdeel van de stafafdeling bedrijfsondersteuning.

De werkzaamheden:

Je ondersteunt meerdere teamleiders bij de uitvoering van managementtaken. Je takenpakket is heel divers en bevat onder meer:

• Maken van (complexe) afspraken en bijhouden van agenda’s, waarbij je zorgt voor voldoende tijd en ruimte in de voorbereiding van afspraken en helpt signaleren om op tijd de gemaakte  afspraken na te komen;
• Beheren van de mailboxen van de teamleiders, waarbij je helpt voorsorteren op urgentie en de mailbox filtert daar waar kan;
• Ondersteunen bij facilitaire zaken, zoals het regelen van zalen, bestellen van koffie/thee/lunches, kantoorbenodigdheden en alle andere zaken die geregeld moeten worden voor de teams;
• Het opstellen en controleren van concepten voor diverse correspondentie (brieven, mails e.d.),  en b.v.  PowerPointpresentaties;
• Zorgen voor een gastvrije ontvangst van gasten van Wijkteams. Ook onderhoudt je (telefonische) contacten met in- en externe instanties en personen;
• (op verzoek) Ondersteunen van overleggen en het notuleren van vergaderingen.

Wie zijn wij?

Wijkteams Arnhem is er voor alle inwoners van Arnhem. Jong of oud, met of zonder beperking. We zijn er voor iedereen die het zelf even niet redt, ook niet met de hulp van familie, vrienden of buren. Onze coaches gaan naast mensen staan, denken mee en helpen vooruit. Zodat zij zich weer sterker voelen en beter kunnen functioneren in de samenleving. 

Wat bieden wij jou?

We bieden een uitdagende functie in een jonge en dynamische organisatie die volop in ontwikkeling is. Als secretaresse kom je ons 28-32 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden. 

• De functie is gewaardeerd in schaal 6 Cao Sociaal Werk en wordt in eerste instantie voor een periode van 1 jaar aangeboden, met uitzicht op een vast dienstverband. Het salaris is afhankelijk van kennis en ervaring maximaal € 4.188,- bruto per maand op basis van 36 uur per week;
• Verder zijn er uitstekende aanvullende arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuze Budget (o.a. bestaande uit 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaarsuitkering) en een Individueel Loopbaan Budget. 

Wie zoeken wij?

De secretaresse die wij zoeken: 

• Heeft passie voor het vak en heeft meerdere jaren ervaring;
• Beschikt tenminste over een MBO werk- en denkniveau (opleiding secretariële richting);
• Is erg handig met MS-Office en Outlook;
• Heeft grote mate van organisatiesensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Aan competenties breng je mee:

• Servicegericht en initiatiefrijk: je speelt in op- en komt tegemoet aan wensen van de teamleiders. Je onderneemt uit eigen beweging actie, je wacht niet af maar bent proactief. Je hebt een grote mate van zelfredzaamheid en een groot verantwoordelijkheidsgevoel;
• Plannen en organiseren: je bent erg vaardig in het regelen van je eigen werkagenda, zodat je taken op tijd en naar tevredenheid afrondt;
• Communicatief en stressbestendig: je bent toegankelijk en brengt informatie mondeling als schriftelijk duidelijk over. Je laat je niet van je stuk brengen als werkdruk en tijdsdruk toenemen;
• Creatief en flexibel: je bent niet voor één gat te vangen en blijft aan de bal ook als zaken anders lopen dan eerder verwacht;
• Integriteit: vanzelfsprekend ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie, houdt je je aan gemaakte afspraken en neem je verantwoordelijkheid voor je eigen handelen.

Hoe solliciteer je?

Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer direct en stuur je CV en motivatiebrief naar ons toe via Werken in Gelderland. Voor geschikte kandidaten wachten wij niet de sluitingsdatum van de vacature af. We benaderen jou dan graag op korte termijn al om met elkaar kennis te maken.

Van elke collega die ons komt versterken, vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). 

Heb je nog vragen?

Kijk voor meer informatie op onze website: www.wijkteamsarnhem.nl. 

Heb je nog vragen over de inhoud van de functie kun je mailen naar Henk van der Lei Henk.van.der.Lei@wijkteamsarnhem.nl (manager bedrijfsondersteuning).