Wat ga je doen?

Als managementassistent ondersteun je de manager(s) en verleen je support aan de teams van de sectoren Crisisbeheersing (Strategie & Advies en Crisisorganisatie & Beheer) en Bedrijfsvoering (HRM, Financiën & Inkoop, Vastgoed & Facilitymanagement, Informatievoorziening en Communicatie).
Je werk is ontzettend veelzijdig, niet alleen vanwege de diverse taken maar ook door de verschillende opgaves waar de afdelingen voor staan. Jij kunt hier dus een belangrijk steentje aan bijdragen.

De werkzaamheden:
• Je ondersteunt en ontzorgt de manager(s) met dagelijkse zaken en zorgt voor rust en structuur.
• Je bent verantwoordelijk voor een goed lopende agenda van de manager(s) en maakt (complexe) afspraken.
• Je leest mee in de mailbox van de manager(s) en pakt daaruit proactief taken op.
• Je beheert diverse afdelingsmailboxen en zorgt voor afhandeling van de opdrachten en verzoeken.
• Je bereidt besprekingen voor en bewaakt de voortgang van genomen besluiten en gemaakte afspraken. Bij enkele vergaderingen neem je deel als notulist.
• Je maakt uiteenlopende planningen voor oefeningen en organiseert (netwerk-) bijeenkomsten.
• Je zorgt voor een fijne onboarding van nieuwe collega’s.
• Je onderhoudt contacten met collega’s en externe netwerkpartners zoals gemeenten waarmee wordt samengewerkt.
 

Wie zijn wij?

Je maakt deel uit van het secretariaat Bedrijfsvoering en Crisisbeheersing; een hecht team met bevlogen collega’s en passie voor hun werk. Een team dat voor elkaar klaar staat en veel waarde hecht aan collegialiteit, betrokkenheid en een goede werksfeer.
Natuurlijk zorgen we ervoor dat je goed wordt ingewerkt en een ‘zachte landing’ maakt. Ook daarna sta je in jouw werk niet alleen, je werkt nauw samen met de managementassistente van dit team.
Verder mag je ter kennismaking deelnemen aan activiteiten rondom crisisbeheersing, brandweer, ambulancezorg of bedrijfsvoering.

Wat bieden wij jou?

Je krijgt een salaris van maximaal € 3588,- bij een aanstelling van 36 uur volgens schaal 7 van de salaristabel Veiligheidsregio’s en de HR21-functie Medewerker administratief & secretarieel II.
• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een individueel keuzebudget van 18,63% van je bruto jaarloon dat je kunt inzetten voor o.a. verlof.
• We vinden een goede werk-privé balans belangrijk en bieden daarvoor goede faciliteiten. Je krijgt de beschikking over een laptop en een mobiele telefoon en je hebt de mogelijkheid om zowel op kantoor als thuis te werken. Je kan aansluiten bij sportactiviteiten en we bieden een bijdrage voor je fitnessabonnement.
• Je hebt de mogelijkheid om deel uit te maken van de crisisorganisatie: je werkt dan mee in geval van crisissituaties en doet mee aan oefeningen.

Wie zoeken wij?

•Je bent een energiek en positief persoon met minimaal 4 jaar secretariële/office ervaring in een complexe omgeving. Een relevante opleiding is een pré.
• Het Officepakket heeft weinig geheimen voor je en ook in andere programma’s vind je snel de juiste knoppen.
• Je bent een kei in plannen. Door jouw planning skills en accuratesse blijf je overzicht houden en weet je structuur aan te brengen.
• Geen dag is hetzelfde en er wordt regelmatig een beroep gedaan op je flexibiliteit. Je laat je niet van de wijs brengen wanneer een volledige agenda moet worden omgegooid.
• Je maakt gemakkelijk contact en bent klant- en servicegericht. Je schakelt namelijk met veel verschillende partijen als gemeenten, (secretariaten van) burgemeesters en andere netwerkpartners. Je weet daarbij altijd de juiste tone of voice te pakken.
• Je handelt vanuit de drie kernwaarden van de VRGZ: ‘vertrouwen, probleemoplossend en eigenaarschap’.

Bij aanstelling vragen we je een Verklaring Omtrent Gedrag aan te leveren.

Waar kom je te werken?

De Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (VRGZ) zet zich in om rampen en crises zo goed mogelijk te voorkomen en te bestrijden. Inwoners van onze regio kunnen rekenen op snelle en goede hulpverlening van onze ambulance- en brandweercollega’s. We werken samen met de 14 gemeenten in onze regio, de politie en andere lokale, regionale en landelijke partijen. Wil jij hier als Managementassistente ook je bijdrage aan leveren en samen werken aan een veilige regio? Solliciteer dan nu!

Hoe solliciteer je?

Meteen enthousiast? Wij ontvangen graag uiterlijk 1 oktober 2023 jouw motivatiebrief en cv. 

Heb je nog vragen?

Neem gerust contact op met Hanny Smits, Coördinator secretariaat Bedrijfsvoering en Crisisbeheersing, telefoonnummer 06 5369 6558. Zij vertelt je graag meer over de functie.