Gemeente Zaltbommel zoekt een Management assistent

Wil jij werken in een bruisende werkomgeving waar open communicatie en persoonlijke groei centraal staan? Bij de gemeente Zaltbommel krijg je de kans om deel uit te maken van een betrokken organisatie, met volop ruimte voor eigen initiatief.

Wat ga je doen?

We zoeken een nieuwe collega die ons team komt versterken! Als managementassistent pak je proactief alle voorkomende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden op ter ondersteuning van de teammanager(s), de coördinatoren en de teams. Je ondersteunt de teammanager(s) op een aantal organisatorische processen op gebied van HR- en financiële administratie en monitort en bewaakt processen binnen de teams. Je denkt mee over en doet voorstellen om inhoudelijke en procesmatige werkzaamheden te verbeteren.

Ben jij iemand die van aanpakken houdt en graag dé belangrijke schakel is achter de schermen? We zijn op zoek naar een enthousiaste managementassistent die ons team komt versterken!

We zijn op zoek naar een gedreven managementassistent die proactief is en denkt in nieuwe kansen en mogelijkheden. In deze rol regel je alles wat te maken heeft met secretariële, administratieve en organisatorische taken. Je hebt een goede band met onze teammanagers en coördinatoren bij HR- en financiële processen. Je houdt de voortgang van deze belangrijke processen goed in de gaten voor de teams. Daarnaast denk je graag actief mee over hoe we ons werk slimmer en efficiënter kunnen doen.  Krijg je hier energie van? Dan leren we je graag kennen!

Dit vertaalt zich naar de volgende werkzaamheden:

• (Complex) agenda- en e-mailbeheer voor teammanager(s) en coördinatoren. Hierbij maak je zelfstandig de overweging welke zaken jij oppakt of overlaat aan de manager.
• Je bewaakt acties en attendeert de teammanagers en coördinatoren op nakoming hiervan.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen. Je beantwoordt deze vragen, je bereidt een antwoord voor of je verwijst door naar de juiste personen. 
• Je hebt een signaalfunctie naar de teammanagers en coördinatoren en doet bijvoorbeeld voorstellen om zaken te agenderen in een bepaald gremium.
• Plannen en organiseren van afspraken en bijeenkomsten (in- en extern) en waar nodig zorgen voor verslaglegging hiervan.
• Uitvoeren van HRM-taken, zoals het verwerken van ziek- en herstelmeldingen in Youforce, plannen en voorbereiden van werving van externe medewerkers door het opstellen van conceptvacatureteksten. Ook bewaak je het administratieve proces rondom de inhuur van externe medewerkers
• Het up to date houden van de langetermijnagenda voor de gemeenteraad van Zaltbommel
• Coderen van facturen en zorgen voor de benodigde onderliggende stukken (prestatieverklaring).
• Bewaken en verzorgen van het proces rondom de portefeuillehoudersoverleggen, zoals het uitvragen van agendapunten, het opstellen van de agenda en zorgen voor een tijdige verspreiding van de vergaderstukken.
• Bewaken stand van zaken en deadlines van toezeggingen, moties, amendementen en schriftelijke vragen.
• Waarnemen voor de andere managementassistenten in geval van afwezigheid door vakantie of ziekte 

Wat breng je mee?

Naast dat je je herkent in onze kernwaarden: Lef, Samen en Trots 

• Is het een vereiste dat je goed kunt werken met MS Office;
• Heb je affiniteit met administratieve processen en het organiseren van activiteiten;
• Ben je proactief en beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden;
• Heb je een (bij voorkeur) secretariële opleiding en/of werkervaring op mbo 4 /mbo+-niveau;
• Werk je nauwkeurig, zelfstandig en kun je goed overzicht bewaren;
• Denk je in mogelijkheden, durf je de dingen anders te doen en sta je voor wat je vindt;
• Ben je mensgericht, weet je van aanpakken en ben je vooral een fijne en prettige collega om mee samen te werken.

Wij bieden jou 

Je maakt onderdeel uit van een avontuurlijke missie. Een uitgelezen kans als je niet houdt van gebaande paden. Wij bieden een uitdagende functie waarin je jouw talenten als management assistent kunt inzetten binnen een dynamische omgeving. Een omgeving waarbinnen jij de kans krijgt om je te ontwikkelen en door te groeien. Daar zetten we graag uitstekende arbeidsvoorwaarden tegenover, zoals:

• Je salaris bedraagt maximaal € 4.297,- bruto per maand o.b.v. 36 u/wk (schaal 8 afhankelijk van je werkervaring);
• Je ontvangt een individueel keuzebudget van 17,05 %, dat je naar eigen inzicht inzet. Bijvoorbeeld voor extra salaris, vakantiedagen of opleidingen;
• Werktelefoon en laptop;
• Studiemogelijkheden;
• Je bouwt een keuzepensioen op bij ABP;
• Je treedt in dienst voor een jaar, bij wederzijdse tevredenheid is een vast contract een mogelijkheid;
• Flexibel werken: Wij geloven in een gezonde werk-privébalans.

Organisatie 

Werken bij de gemeente Zaltbommel betekent deel uitmaken van een dynamisch organisatie met een open werksfeer. Onze 160 medewerkers werken vanuit het gemeentekantoor en de gemeentewerf in de historische stad Zaltbommel en het omliggende buitengebied met elf dorpen. De gemeente is goed bereikbaar naast de A2 en met een directe treinverbinding vanuit Utrecht en Den Bosch. Ontdek de vele mogelijkheden bij de gemeente Zaltbommel en groei mee in een ambitieuze organisatie!

Als managementassistent maak je samen met 3 collega- managementassistenten deel uit van het team Staf. Dit team bestaat naast de managementassistenten uit het team communicatie, bestuursadviseur, organisatieadviseur, relatiemanager gemeenschappelijke regelingen, medewerker concern control en het bestuurssecretariaat.

Meer informatie 

Nieuwsgierig? Wij ook naar jou!

Stel jezelf aan ons voor en vertel ons waarom wij met jou in gesprek willen. Daarin vertellen wij jou dan graag meer over onze plannen en jij ons hoe jij daar bij past en wat je voor ons kunt betekenen. 

Wil je meer weten over de functie? Neem dan contact op met Rian van Osch teammanager, op 06 50501209 of via mjavanosch@zaltbommel.nl 

Heb je vragen over de procedure? Stuur dan een mail naar Diana Driehuis, corporate recruiter a.i. via ddriehuis@bommelerwaard.nl.

De genoemde einddatum van deze vacature is niet leidend. Deze vacature kent geen vaste einddatum en wordt pas gesloten als wij een geschikte kandidaat hebben gevonden.

Deze vacature wordt tegelijk in-/ en extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid heeft een interne kandidaat voorrang.

Zodra wij enthousiast zijn over jouw sollicitatie zullen wij snel schakelen en zal je snel worden uitgenodigd voor een gesprek.