Administratief medewerker griffie
20-24 uur per week

Werken bij de Gemeente Aalten: samenwerken aan een betrokken en duurzame toekomst 
Gelegen in de prachtige Achterhoek, bestaat de gemeente Aalten uit de bruisende kernen Aalten en Dinxperlo, het historische vestingstadje Bredevoort, en een aantal kleinere dorpen en buurtschappen. De nabijheid van de Duitse grens maakt Aalten extra bijzonder. Het levendige verenigingsleven zorgt ervoor dat iedereen elkaar helpt en steun biedt. De combinatie van het agrarische landschap, rijke cultuurhistorie en de bloeiende maakindustrie zorgt voor een dynamische economie en een lage werkloosheid. Dit maakt Aalten niet alleen aantrekkelijk voor inwoners, maar ook voor werkenden.

Een baan met impact 
Met meer dan 200 betrokken collega’s werken we continu aan het verbeteren van de leef-, werk- en recreatieomgeving. Als Global Goals Gemeente zoeken we steeds naar innovatieve manieren om de uitdagingen van deze tijd aan te pakken. De lijnen binnen onze organisatie zijn kort, wat ruimte biedt voor nieuwe ideeën, persoonlijke groei en samenwerking. Hier krijg je de kans om jezelf verder te ontwikkelen, verantwoordelijkheid te nemen en samen met je team het verschil te maken. De sfeer is open en informeel en we vinden het belangrijk dat je in een veilige en prettige omgeving kan werken.

De gemeenteraad van de gemeente Aalten is volop in beweging en staat midden in de samenleving. Onze raad bestaat uit 21 raadsleden verdeeld over zeven fracties. Daarnaast zijn er 15 fractievolgers, die de fracties ondersteunen.

De griffie werkt voor de gemeenteraad en adviseert en ondersteunt de gemeenteraad in al zijn taken. De griffie organiseert de bijeenkomsten van de gemeenteraad en activiteiten om inwoners te betrekken bij het werk van de gemeenteraad. De griffie neemt een bijzondere plaats in de organisatie in en is de schakel tussen gemeenteraad, college en organisatie. Ondanks de onafhankelijke positie van de griffie, werk je samen met verschillende collega’s uit de organisatie. Door de relatief kleine organisatie zijn de lijnen kort en heerst er een open en informele sfeer.

Wil jij werken in het hart van de lokale politiek? Ben jij nauwkeurig, communicatief sterk en houd je van een dynamische werkomgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Werk waar je trots op kunt zijn
Als administratief medewerker griffie ben jij een echte spin in het web met een pro-actieve en hands-on mentaliteit. Je levert een bijdrage aan het optimaal functioneren van de gemeenteraad in het bijzonder en daarmee aan het openbaar bestuur in het algemeen.

Team en organisatie
De griffie bestaat uit 3 medewerkers, naast jou zijn er een griffier en plaatsvervangend griffier/raadsadviseur. Je hebt binnen de organisatie geregeld contact met het bestuurssecretariaat en de bodedienst, maar ook met vele andere collega’s die de raad ergens voor willen benaderen.  
Ons team heeft gezamenlijk jarenlange ervaring in het werken op een griffie, zodat je veel van elkaar leert en samen tot de beste oplossing komt. We werken hard en hebben hart voor het werk wat we doen. En we hebben zeker ook oog voor elkaar, voor jou als collega, maar zeker ook voor jou als persoon. We zijn als klein team sterk op elkaar aangewezen, vandaar dat we tijd nemen voor en investeren in een plezierige samenwerking.
En zie je de oplossing niet? Er is altijd iemand die je op weg helpt met een verfrissend inzicht.

Je werkt vanuit ons prachtige kantoor in het gemeentehuis aan de Markt in Aalten.  

Dit ga je doen
Het griffieteam verzorgt gezamenlijk de ambtelijke ondersteuning van de gemeenteraad. Raadsleden en fractievolgers moeten erop kunnen vertrouwen dat stukken compleet en vindbaar zijn. Als griffiemedewerker vervul je daarin een belangrijke rol. Jouw aandacht en nauwkeurigheid zijn daarbij van groot belang. 
 
Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

•    Logistieke voorbereiding van vergaderingen.
•    Publiceren van (vergader)stukken in het raadsinformatiesysteem.
•    Verwerking van ingekomen stukken voor de gemeenteraad.
•    Verwerking van vragen van raadsleden aan college en ambtelijke organisatie en bewaking van de tijdige beantwoording van deze vragen.
•    Zorgdragen voor de administratieve taken rond de installatie van raadsleden en fractievolgers.
•    Het raadsinformatiesysteem is voor jouw werk belangrijk. Je treedt op als functioneel applicatiebeheerder, draagt bij aan de doorontwikkeling van het systeem en fungeert als aanspreekpunt voor raadsleden en fractievolgers bij vragen over het systeem. 
•    Overige administratieve taken.

Hoe ziet jouw werkdag er ongeveer uit?
Je begint de dag met het openen van de mail en bewaakt de afhandeling ervan. Mails die je zelf niet afhandelt label je op een van je collega’s. Je plaatst brieven van inwoners en bestuurlijke stukken in het digitale raadsinformatiesysteem en zet vragen van raadsleden uit bij het college. Ondertussen overleg je met een van de bodes over de gewenste ondersteuning bij de raadsvergadering die vanavond plaatsvindt. In de middag overleg je met de bodes nog even over de laatste details voor die vergadering en test je het vergadersysteem. Tussendoor beantwoord je vragen van inwoners en collega's uit de ambtelijke organisatie en overleg je met collega's van de griffie over een paar praktische puntjes. Aan het einde van de middag werk je de laatste mails weg. Omdat je werkt in een politieke omgeving, kan een dag ook compleet anders zijn dan het bovenstaande voorbeeld. Dat maakt het werken in een politieke omgeving zo leuk.

Dit neem je mee
Competenties
•    Organisatorische en communicatieve vaardigheden: Je bent een meester in het 
plannen en organiseren. Je bent makkelijk benaderbaar voor je collega’s en de 
raadsleden en fractievolgers.
•    Stressbestendig: In een omgeving waar veel tegelijk gebeurt, weet jij het hoofd koel te houden en prioriteiten te stellen.
•    Nauwkeurig en georganiseerd: Je bent nauwkeurig en kan altijd alles vinden. Je bent een vraagbaak voor raadsleden en fractievolgers en collega’s in de organisatie.
•    Verantwoordelijkheidsgevoel: Je voelt je verantwoordelijk voor je eigen werk maar ook voor de griffie als geheel.
•    Collegiaal: De druk op de griffie is soms hoog, en het griffieteam is een klein team. Waar nodig nemen we taken van elkaar over.

Kennis en ervaring
•    Je beschikt over minimaal MBO werk- en denkniveau.
•    Je hebt aantoonbare ervaring met administratieve processen.
•    Je hebt uitstekende digitale vaardigheden en bent bekend met applicaties zoals Outlook en Word. Daarnaast maak je je andere programma’s gemakkelijk eigen. 
•    Je bent bereid om incidenteel in de avonduren te ondersteunen bij vergaderingen. 
•    Nog enthousiaster worden wij als je ervaring hebt met werken in iBabs. 
•    Je precieze werkdagen en -tijden zijn in overleg, maar je bent in ieder geval bereid om te werken op dinsdag en vrijdagochtend en flexibel als het werk daarom vraagt.
•    Je krijgt energie van het werken in een politieke omgeving.

Ons aanbod: wat bieden we jou?
De mogelijkheid om een waardevolle bijdrage te leveren aan de lokale gemeenschap. Binnen de gemeente Aalten staat de ontwikkeling van onze medewerkers voorop. We bieden je de ruimte om jezelf te ontwikkelen en cursussen of opleidingen te volgen. Daarnaast krijgt je een individueel keuze budget van 17,05%. Onze overige secundaire arbeidsvoorwaarden bespreken we graag met jou.

Wat de primaire arbeidsvoorwaarden betreft; de functie is ingedeeld in schaal 8 (maximaal € 4.297,- bruto per maand).

Het betreft een contract voor in eerste instantie de duur van 1 jaar. Bij gebleken geschiktheid wordt het tijdelijke contract omgezet in een vast dienstverband.

Reageer nu
Werken in de Gemeente Aalten betekent werken in een organisatie waar jouw stem telt. We bieden je de ruimte om te groeien, jezelf te ontwikkelen en mee te bouwen aan een betrokken en duurzame toekomst. Klaar om het verschil te maken? Wij wachten op je!
Zin in deze baan bij de gemeente Aalten? We kijken uit naar jouw sollicitatie!
Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Erwin Geldorp, Griffier, tel. (0543) 49 33 33. Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Sabine Thuijs, HR adviseur, tel. (0543) 49 33 33.

Solliciteren?
Solliciteren kan uitsluitend via www.werkeningelderland.nl. Dit kan tot en met 6 mei 2025.
De gesprekken zijn gepland op 16 mei 2025 in de ochtend. Wij vragen kandidaten hier rekening mee te houden.